Un bon accueil téléphonique en 3 points:
Un bon accueil téléphonique ne s’improvise pas. En face à face, le regard et la gestuelle jouent un rôle très important pour permettre à l’autre d’interpréter notre message, notre humeur etc. Au téléphone, la voix seule doit communiquer idée, pensée et humeur. Il faut donc porter une attention toute particulière aux informations qu’elle véhicule. Pour cela, voici 3 règles simples à suivre pour recevoir un appel :
1. Être disponible
Pour commencer et avant tout, il faut se rendre disponible pour recevoir cet appel.
Mettez-vous en situation. Vous êtes sur un projet urgent au travail, qui demande concentration et rapidité. Ou bien, si vous travaillez à domicile, vous avez une casserole sur le feu… Et votre ligne professionnelle sonne. Votre première réaction sera de penser que ce téléphone qui sonne vous dérange. Et malgré toute votre bonne volonté, votre esprit sera ailleurs. Vous n’aurez qu’une hâte, c’est de terminer l’appel téléphonique pour retourner à votre occupation. Ce ne sont pas les meilleures conditions pour recevoir l’appel d’un client ou d’un prospect.
Lorsqu’un client appelle, il a un besoin. Il attend de vous une écoute de qualité, empathie et surtout que vous lui proposiez une solution adaptée à son besoin. Pour cela, il faut que vous soyez concentré sur l’entretien à 100%.
Le meilleur moyen est de ne rien faire d’autre pendant cet appel, et de travailler au calme, loin de toute nuisance sonore ou visuelle.
2. Bien utiliser sa voix
Venons en ensuite à l’outil principalement utilisé au téléphone: notre voix.
La voix est vectrice de beaucoup d’informations. Mais contrairement à ce que l’on pourrait penser, moins de 20% de ces informations sont transmises par les mots. En réalité, plus de 80% des informations sont communiquées par le son de votre voix elle-même, par ses vibrations, son rythme, sa tonalité, sa hauteur etc.
Les émotions s’entendent dans la voix. Lorsque vous êtes en colère par exemple, vous aurez tendance à hausser le ton. Une personne timide aura tendance à parler tout doucement. Le stress peut nous faire parler trop vite, et sans articuler. La fatigue, l’agacement et l’énervement sont d’autres exemples d’émotions négatives que l’on ne souhaite pas véhiculer à notre interlocuteur dans le cadre d’un entretien téléphonique professionnel.
Il faut donc apprendre à poser sa voix, à maîtriser son volume et son rythme.
3. Le sourire
Et enfin, parez-vous d’un sourire!
Faites le test vous-même. Mettez-vous devant une glace, froncez les sourcils et faite la moue. Maintenant, dites « Bonjour, que puis-je faire pour vous aidez ? ». Faites ensuite un grand sourire, et répétez la même phrase… Vous entendez la différence ?
Le sourire est un excellent moyen de faire passer à son interlocuteur des informations positives. Votre voix est détendue, plus ouverte, et vous communiquez chaleur et disponibilité. L’appelant entend que vous êtes en situation d’accueil, prêt à l’aider. Il se sent en confiance.
Ces quelques règles de base vous permettront de réussir un bon accueil téléphonique même si vous n’êtes pas (encore) un ou une professionnel(le) du téléphone!