3 tâches que vous pouvez déléguer à votre télésecrétaire pour gagner du temps
Selon l’Institut de l’Entreprise, les dirigeants travaillent entre 11 et 12 heures par jour, soit entre 55 à 60 heures par semaine. Sur leur journée de travail, 30% de leur temps est consacré à la gestion de leurs échanges : emails, appels téléphoniques etc. Découvrez 3 tâches que vous pouvez déléguer à votre télésecrétaire pour gagner du temps.
La gestion de vos Email
Vous recevez un certains nombre d’emails par jour, de la part de vos clients externes mais aussi de vos clients internes. Sans compter les spams, cela peut vous prendre beaucoup de temps sur une journée pour trier vos emails, les lire et et y répondre. Si de surcroît vous les lisez au fil de l’eau par peur de manquer une opportunité ou une demande urgente, vous êtes indéniablement interrompu des dizaines de fois par jour.
- Classement de vos mails selon leur types
- Transmission immédiate des demandes urgentes
- Réponse aux appels d’offres, demande de devis etc.
- Réponse aux questions récurrentes
La gestion de vos appels
Restez joignable ne veut pas dire que tout le monde peut vous joindre à n’importe quel moment et pour n’importe quelle raison. Tout comme vos emails, vos appels téléphoniques peuvent perturber votre travail et vous interrompre plusieurs fois par jour. Pourtant, la plupart des demandes peuvent être gérées par votre secrétaire ou par vous au moment où vous l’aurez choisi.
- Réception et Filtrage de vos appels,
- Prise de vos messages et notification par email,
- Transfert sur le portable de vos appels importants et/ou urgents,
- Redirection des demandes vers le bon service,
- Réponse aux questions récurrentes (services, produits, disponibiltés etc.)
La gestion de vos rendez-vous
Si vous êtes un cabinet médical par exemple, l’essentiel de votre métier s’organise autour des rendez-vous avec vos patients. Lorsque vous êtes en consultation, il n’y a rien de plus désagréable, tout d’abord pour votre client, puis pour vous, que d’être interrompu au milieu de vos soins pour organiser un rdv. Dans le cas où vous avez une assistante qui gère votre planning, vous souhaitez qu’elle soit plus disponible pour vous aidez ou pour se concentrer sur d’autres tâches.
- Gestion de votre planning,
- Réorganisation de vos rdv en cas de désistements, reports de rdv etc.,
- Confirmation de vos rdv auprès de vos clients (sms, emails…)
- Gestion de vos urgences selon vos consignes
Votre télésecrétaire non seulement vous fait gagner du temps et de l’argent. Elle travaille en étroite collaboration avec vous. Au fur et à mesure, elle comprendra votre fonctionnement et adaptera son travail exactement à vos besoins et à votre rythme. Elle sera votre bras droit en toute circonstance, rapide et efficace.